BURHANİYE UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU

 İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ

 

Özel Kalem ve Yazı İşleri Süreci

-          Birim içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Yazı ve eklerin kontrolü yapılır.

-          Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyurulur ilgili birimlere gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır ve bu duyurular hazırlanan üst yazının ekinde gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

-          Resmi Gazetede yayınlanan ve Yüksekokulumuzu ilgilendiren mevzuat ile Üniversite ve Üniversitelerarası Kurul Kararları ilgili birimlere duyurulur, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

-           Yönetim Kurul Kararları ve Yüksekokul Kurul Toplantı Kararları raportör  raporuna istinaden yazılır.

-          Eğitim-Öğretim Yılının sonunda Yüksekokuldan istenilen faaliyet raporları Rektörlüğe gönderilir.

-          Eğitim-Öğretim Yılının sonunda yazı ile istenilen bilimsel faaliyet raporları Rektörlüğe gönderilir.

-          Yüksekokulumuz Özel Güvenlik Birimi ile ilgili yazışmaların yapılması, yeni kurulan birimler için Emniyet Müdürlüğü veya Jandarma Komutanlığından Özel Güvenlik izni alınması ile ilgili işlemlerin yapılması

-          Üniversitemiz Web sayfasında yayınlanan İdari İşlemler Takvimine uygun şekilde yazışmaları yapmak.

-          Yazı işlerine gelen her türlü evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalanma sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, yılsonunda bu dosyalar arşive aktarılır.

-          Yazı İşleri Birimine gelen ve giden Her türlü Resmi evrağın kaydı yapılır, ilgililere ulaştırılması sağlanır, Kayıt ile ilgili dökümanlar  varsa dosyalanır. Her yıl yeni dosya açılır.

-          Yüksekokulumuza posta kargo iç ve dış zimmet vb. yollarla gelen tüm evraklar kaşelendikten sonra Müdür, Müdür Yardımcısı ve Yüksekokul Sekreterine sunulmak üzere hazırlanır. Görülüp paraflanan evraklar birimlerine göre ayrılıp kayda girmesi için evrak kayıt birimine gönderilir. Evrakların takibi yapılır. Ayrılan evrakların ilgili birimler adına geldiği yer tarih konu ve sayısına göre bilgisayara kayıt edilir.

-          Yüksekokulun gönderdiği evrakların nereye gideceğinin listesi hazırlanır. Daha sonra zarfları hazırlanıp pulları yapıştırılır. Giden evraklar PTT’ye ulaştırılır. Gönderilen Posta Gönderileri arşivlenmek üzere dosyaya takılır.

Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyurular ilgili birimlere gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır ve bu duyurular hazırlanan üst yazının ekinde gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

 

Muhasebe İşlemleri Süreci

1-      Yüksekokulda kullanılmak üzere ihtiyaç duyulan malzemenin malzeme talep listesini oluşturmak. Piyasa fiyat araştırması yapmak ve teklif mektuplarını hazırlayıp dağıtmak. Gelen teklifleri Yüksekokul komisyonunca değerlendirdikten sonra kazanan firmayla irtibata geçip malzemenin satın alma işlemlerini gerçekleştirerek  sayımını yapıp teslim aldıktan sonra gelen faturayı KBS sisteminden taşınır girdikten sonra ödeme emri belgesini düzenlemek.

2-      Ek dersler: Yüksekokulda eğitim veren Üniversitemiz Öğretim Elemanları ile dışarıdan ders vermeye gelen sözleşmeli Personellerin ek ders puantajlarını, bordrolarını, banka listesini hazırlayıp KBS sistemine giriş yaparak ödeme emri belgesini düzenlemek. Dönem sonunda sınav ücret listesi yaparak, bordrolarını,banka listelerini hazırlayıp KBS sistemine giriş yaparak ödeme emri belgesi düzenleyerek, mail yolu ile banka listesini  Strateji Daire Başkanlığı’na göndermek.

3-      Yüksekokulumuzda fazla mesai yapan idari personelin aylık fazla mesai çizelgesini hazırlayıp KBS sistemine giriş yaparak ödeme emri belgesini çıkarmak ve mail yolu ile banka listesini   Strateji Daire Başkanlığı’na göndermek.

4-      Yüksekokul Telefon, elektrik ve su faturalarının ödeme belgesini hazırlayıp, KBS sistemine giriş yaparak ödeme emri belgesi düzenlemek.

5-      Yüksekokulumuza ait Faaliyet raporunu her Yılın Haziran ayında hazırlayıp Strateji Daire Başkanlığı’na sunmak.

6-      Yüksekokulumuz personeline ait yurtdışı, yurtiçi görev yolluklarında geçiçi  görev yolluk oluru çıkarıp, görevden döndükten sonra yolluk bildirimi hazırlayıp KBS sistemine giriş yaparak ödeme emri belgesini düzenlemek.

7-      Yüksekokulumuzdaki öğrencilerimizin zorunlu staj sürelerinde staj formunu vermek, ilgili evrak staj yapacağı birim tarafından onay aldıktan sonra staja başlamadan 10 iş günü öncesinden SGK sitesinden staj girişi yapmak.

Stajı biten öğrencilerin yine aynı siteden giriş yaparak stajlarını sonlandırmak.

Staj yapan öğrencilerin yine aynı siteden giriş yaparak ilgili aya ait bildirgelerini vermek.

8-      Yüksekokulumuzda Yemekhanede Yemek yiyen öğrenci ile öğretim elemanları ve idari personelin yemek fişlerini dağıtıp ücretlerini aldıktan sonra, her hafta başında toplanan miktarı bankaya yatırıp, Banka listesi, vezne teslim tutanağı, günlük yemek dağılım listesi düzenleyerek üst yazı ekinde SKS Daire Başkanlığına bildirmek. Ayrıca yemek listelerinin aylık dökümünü yaparak Strateji Daire Başkanlığına bildirmek.

Yüksekokulumuzun zorunlu giderlerinin ödenebilmesi ve acil ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için ilgili tertiplerde ödenek kalmadığı zaman üst yazı ile ödenek istemek.

 

Taşınır ve Kayıt Kontrol İşlemleri Süreci

-          Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri: Yüksekokulumuza alınan demirbaş ve sarf malzemelerinin düşümünü yapmak. Demirbaşların zimmetini yapmak.

-          Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri(3 Aylık çıkışlar):Yüksekokulumuzdaki3 aylık tüketimlerin ambar çıkışını yapıp listeyi II. Taşınır düzey koduna göre listeleyip her 3 ayda bir Strateji Daire Başkanlığı’na bildirmek.

-          Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri(Cetveller):Her yılbaşında önceki yıldan kalan ve yıl içinde alınan, yıl içinde çıkan malzeme listesini gösteren harcama cetveli, Harcama tutanağı ve sayım tutanağını hazırlayıp üst yazıyla Strateji Daire Başkanlığı’na bildirmek.

-          Taşınır Kayıt Kontrol İşlemleri (Zimmet Fişleri):Akademik ve İdari personele verilen demirbaş kayıtlarını tutmak ve zimmet yapmak.

-          Kayıp ve Noksanlar: Sorumluluklarında bulunan ambarlarda kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlılardan sorumludur.

-          Tedbirler: Taşınırların yangına, ıslanmaya bozulmaya, çalınmaya vb. tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve sağlamak.

-          Ambarların Devir Teslim Edilmesi: Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri sorumluluklarında bulunan ambarları devir ve teslim etmeden görevlerinden ayrılamazlar. 

 

Döner Sermaye İşlemleri Süreci

Satınalma İşlemleri (Doğrudan temin ve ihale)

Doğrudan Temin İşlemleri

-          İhtiyaç Listesinin Belirlenmesi Ve Satınalma Talebi

-          Teklif Mektuplarının Hazırlanması

-          Piyasadan Tekliflerin Alınması

-          Yaklaşık Maliyetin Hazırlanarak Harcama Yetkilisinden Onay Alınması

-          Firmadan-Yükleniciden Mal Veya Hizmetin Alınarak Faturalandırılması

-          Muayene Veya Hizmet İşleri Kabul Tutanağının Düzenlenmesi

-          Taşınır Giriş Fişinin Düzenlenmesi

-          Ödeme Emrinin Düzenlenmesi

-          İhtiyaç Pusulası Ve Taşınır Çıkış Fişinin Düzenlenmesi

-          Evrakların İmzalanarak Ödenmek Üzere Saymanlığa Teslim Edilmesi

            İhale İşlemleri

-          İhtiyacın Belirlenerek Teknik Şartnamenin Hazırlanması

-          Ödenek Kontrolünün Yapılması      

-          Yaklaşık Maliyet Değerlendirme Formunun Düzenlenmesi

-          Yaklaşık Maliyetin Hazırlanması

-          İhale Yönteminin Belirlenmesi

-          İhale Onay Belgesinin Hazırlanması

-          İhale Komisyon Üye Listesinin Hazırlanması

-          İhale Onay Belgesinin İhale Yetkilisince İmzalanması

-          EKAP Sisteminde İhale Öncesi İşlemlerin Başlatılması

-          İhtiyaç Raporunun Oluşturulması

-          İhale Kayıt Numarasının Alınması

-          İhale Dokümanlarının Hazırlanması

-          İhale İlanının Hazırlanması

-          İlanın EKAP Ta Hazırlanıp KİK’e Gönderilmesi

-          İlan Bedelinin Yatırılması

-          Sevk İşlem Formunun Gönderilmesi

-          İlanın Basın İlanı Kurumuna Yazı İle Bildirilmesi

-          Komisyon Üyelerine Bildirim Yapılması

-          İhale Dokümanının Satılması

-          Teklif Zarflarının Teslim Alınması

-          İhale Oturumlarının Yapılması

-          İhale Tutanaklarının Düzenlenmesi Ve İhale Komisyonu Üyeleri Tarafından İmzalanması

-          Aşırı Düşük Teklif Sorgusunun Yapılması

-          İhale Komisyon Kararının Yazılması

-          İhale Komisyon Kararının Komisyon Üyelerince İmzalanması

-          İhale Yasaklılık Teyitlerinin Alınması

-          İhale Yasaklılık Teyitlerinin İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması

-          Kesinleşen İhale Kararı Bildirimlerinin Hazırlanması

-          Kesinleşen İhale Kararının İhale Yetkilisince Onaylanması

-          Kesinleşen İhale Kararının İsteklilere Bildirilmesi

-          Sözleşmeye Davet Yazısının Yazılarak Bildirilmesi

-          Sözleşmenin Hazırlanması

-          İsteklinin 4734 Sayılı Kanunun 10 Uncu Maddesi Gereğince İhale Tarihi İtibariyle İhale Dışı Bırakılıp Bırakılmayacağının Kontrolü

-          Damga Vergisi Ve/Veya KİK Payı  Dekontlarının Kontrol Edilmesi

-          Kesin Teminatın Kontrol/Teyit Edilmesi

-          Sözleşmenin Ve Eklerinin İstekliye İmzalatılması

-          Sözleşmeye İlişkin Yasaklılık Teyidinin Alınması

-          Sözleşmenin Ve Eklerinin İhale Yetkilisi Tarafından Onaylanması

-          Kesin Teminat Mektubunun  Saymanlık Müdürlüğüne Gönderilip Alındı Belgesini Alınması

-          İhale Sonucunun KİK’na Bildirilmesi

-          Taahhüt Dosyalarının Hazırlanması

-          Taahhüt Dosyalarının Saymanlık Müdürlüğüne Gönderilmesi

-          Satın almanın Yapılması

Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri

-          Yapılan Tahsilatlar İçin Alındı Belgesi Düzenlenmesi

-          Alındı Belgelerinin Kasa Defterine İşlenmesi

-          Tahsil Edilen Paraların Belli Sürelerde Döner Sermaye  Hesabına Yatırılarak Dekontun Kasa Defterine İşlenmesi

-          Kasa Defteri Ve Alındı Belgelerinin Muhasebe Yetkilisince Onaylanması

-          Biten Kasa Defteri Ve Alındı Belgelerinin Saymanlığa Teslim Edilerek Kayıttan Düşülmesi         

Harcama Yetkilisi Avans Mutemedi İşlemleri

 -          Avans Açma Talep Oluru Alınması

-          Muhasebe İşlem Fişinin Düzenlenmesi

-          Evrakın İmzalanarak Saymanlığa Teslim Edilmesi

-           Avansın Alınarak Satınalma İşlemlerinin Yapılması

 Yıl Sonu İşlemleri

 -           Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerinin Hazırlanması

-           Yıl İçinde Alınan Demirbaşların Özel Bütçeye Devir İşlemlerinin Yapılması

-          Yıllık Gelir Gider Tablolarının Hazırlanması

 

Öğrenci İşlemleri Süreci

 

-          Yüksekokulumuzu kazanan öğrenciler ÖSYM sayfasında açıklandıktan sonra yeni kayıt olacak öğrenciler için birer dosya hazırlanır. Kayıt başladığında öğrenci otomasyondan ön kayıt yapmış olarak gelir. Diplomanın aslı, 6 adet fotoğraf, ikametgah, ÖSYM sonuç belgesi, nüfus cüzdan fotokopisi ve eğer ikinci öğretimi kazanmış ise harç yatırdığına dair dekont ile birlikte geldiğinde kaydı yapılır.

-          Yeni kayıt olan erkek öğrencilerin Askerlik Belgesini otomasyondan çıkarıp Yüksekokul Sekreterine imzalattıktan sonra öğrencilerin bağlı oldukları askerlik şubelerine gönderilir.

-          Yüksekokulumuza gelen öğrenci işleri ile ilgili yazılara cevap yazılır.

-          Yönetim Kurul Kararları ve Yüksekokul Kurul Toplantı Kararları raportör  raporuna istinaden yazılır.

-          Yüksekokulumuza yılda bir defa gelen faaliyet raporunu okulun her birimi kendisi ile ilgili bölümü doldurur ve sonuçta oluşturulan bütün üst yazı ile yazının geldiği yere gönderilir.

-          Her yeniEğitim-Öğretim yılınınilk ayıiçerinde gerek vakıf bursları ile ilgili gerekse KYK ile ilgili yazılar gelir. Öğrenci İşlerinin yapması gereken idarenin talimatı ile ilan asmak, belirlenen süre içerisinde yapılan başvuruları toplamak ve toplanan formları burs komisyonuna sunmak komisyonun kararına göre Yönetim Kurul Kararı alarak üst yazı ile ilgili birim ve Kurumlara bildirmek.

-          Sınav programlarının sınavlara en az iki hafta önce ilan edilmiş olması gerekir. Buna göre asıl olarak Yönetim Kuruluna Bölüm Başkanlıklarının ortak önerisi ile sunulan ve Kurulda kabul edilen sınav programının fotokopisi ilan panosuna asılır asıllar hep arşivde saklanır. Ayrıca tüm öğretim elemanlarının sınav takvimi hakkında bilgilendirilmesi gerekir. Bunun için sınav programları tüm öğretim elemanlarına bilgilendirmek amacıyla mail olarak atılır.

-          Öğretim elemanının girdiği ders sayısı ve I.ve II.öğretim sayıları hesaplanır ve Öğretim elemanına girdiği ders sayısı kadar zarf teslim edilir. Sınav zarfları ve sınıf listeleri teslim edildiğinde zarfa sınav programlarının bir fotokopisi ve öğrenci sınıf listesi konulur. Sınav zarfı ile verilen sınıf listesinin hazırlanışı bölüm başkanları ve müdür yardımcısı kordinasyonun da yapılır.

-          Yüksekokulumuzun Mezun, aktif, kayıt dondurmuş öğrencilerinin dilekçe ile istediği öğrenci belgesi, transkript, ilgili yılın ders planları v.b. evraklar hazırlanarak, ilgili yetkiliye onaylatılıp öğrenciye verilir.

-          Öğrenci temsilciliğinde seçim tarihi ve koşullarına ilişkin ilan hazırlanır. Belirlenen süre içerisinde adaylar açıklanır ve seçim kampanyası yaparlar. Süre sonunda seçim komisyonu nezaretinde seçim yapılır, sonuçlar ilan edilir, itirazlar değerlendirilir. Oy sıralamasına göre kazanan öğrenciler kendi aralarında toplanarak, Yüksekokul öğrenci temsilcisini belirler. Belirlenen öğrenci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirir.

-          Şikayetçi kişi tarafından Müdürlüğe verilen dilekçeye istinaden soruşturma açılır ve soruşturmacı tayin edilir.  Soruşturma açıldığı ilgili kişiye tebliğ edilir. Müdürlüğün belirlediği soruşturmacıya ilk tutanak ve soruşturmacı tayin edildiğine dair yazı tebliğ edilir. Soruşturmacı soruşturma konusu öğrenciyi varsa şahitleri ifadeye çağırır. Soruşturmacı,  soruşturma raporunu Müdürlüğe süresi içinde teslim eder. Müdürlük ilgiliyi son savunmaya davet eder, 1 ay veya daha az süreli ise Disiplin Amir Kararı ile ceza belirlenir, daha uzun süreli uzaklaştırma ve cezaları Disiplin kurulunda karara bağlanır. Sonuç ve ceza başlama tarihi öğrenciye, ailesine, KYK ya ve Rektörlüğe gizli ibaresiyle bildirilir.

-          Yeni kayıt yaptıracak olan yabancı uyruklu öğrenciden gelmiş olduğu ülkedeki orta öğrenimi bitirdiğine dair belgenin (Atestatın) aslı istenir. Karne ile karıştırılmaması gerekir. Ayrıca ülkemize gelen öğrencilerin Türkçe Yeterlilik Belgesi olması gerekir. Belgenin geçerliliği ve puanın yeterliliği gibi şeylere dikkat edilmesi gerekir. Ayrıca Pasaport fotokopisi ailesinin masraflarını karşılayacağına dair ailesinin imzalı belgesi, 6 adet resim, Yüksekokulumuzu kazandığına dair belge istenir manuel olarak kayıt yapılıp öğrenciye, öğrenci belgesi verilir. Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve diğer kurumlardan gelen yabancı uyruklu öğrenciler ile ilgili yazılara periyodik olarak cevaplar yazılır.

-          Öğrenci sayılarının takibi her ay aktif, mezun, ilişiği kesilmiş yatay geçiş ile gitmiş, kayıt donduran vb. öğrenci bilgilerine göre yapılır. Öğrenci işleri birimi bunun için öncelikle bir excel sayfasına her ay için kaydı silinen, mezun olan yatay geçiş ile giden yada gelen öğrencilerin isimleri öğrenci numaralarını mezuniyet yada kayıt silinme tarihini yatay geçiş ile gittiyse otomasyondan kayıt silinme tarihini yazmak gerekir. Her ayın biri ile yedisi arasında o ay içinde bölüm bazında kız ve erkekleri ayrı ayrı belirterek toplam sayılar tablo olarak yazılır ve Öğrenci işleri Daire Başkanlığına bildirilir.

-          Öğrenci kayıt sildirmek istediğine dair dilekçeyi  Yüksekokul Müdürlüğüne verir. Dilekçeye dayanarak Yönetim Kurul Kararı ile kaydının silinmesinin uygun görüldüğü öğrenciden öğrenci kimliği alınır, lise diplomasının aslının arkasına öğrencinin adı soyadı, bölümü, öğrenci numarası, okula kayıt tarihini, ayrılma tarihi, ayrılma sebebi ve yönetim kurulunun tarih ve sayısı yazılır, Yüksekokul Sekreterine imzalatır diplomanın aslı öğrenciye verilir, fotokopisi özlük dosyasında arşivlenir. Öğrencinin kaydı otomasyondan silinir. Öğrenci dosyası aktif öğrencilerin içinden çıkarılıp ilişiği kesilen öğrencilerin içine konur ve böylece kayıt silme işlemi tamamlanır.

-          Öğrenci işleri birimi tarafından ön incelemesi yapılan öğrencilerin transkriptleri çıkarılır ve ilgili bölümlerin komisyonlarına sunulur. Komisyonlar kendi bölümleri ile ilgili transkriptleri inceler ve mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin bilgilerini rapor olarak Müdürlüğe sunar. Raporlar yönetim kurulunda görüşülerek Öğrenci işleri birimi tarafından Yönetim Kurul Kararı yazılır ve Kurul üyelerine imzalatılır. Otomasyon sisteminden öğrencilerin mezuniyetine dair işlemler yapılır, ikişer adet taranskript  çıkarılır. (Otomasyondan düştükten sonra transkriptin çıkarılması önemlidir çünkü eğer kayıt silinirse sonradan çıkarılacak transkriptte mezuniyeti itibari ile notları hakkında bilgi alınabilecektir. Düşmeden alınan transkriptte öğrenci devam eden aktif öğrenci durumundadır.) Bu işlemden sonra sıra ile geçici mezuniyet belgeleri ve başarı belgeleri hazırlanır. Öğrencinin, mezuniyet belgesini teslim alırken doldurması  için Mezuniyet Başvuru Dilekçesi, Yemin belgesi ve ilişik kesme belgesi doldurtulur. Mezuniyet belgesin fotokopisi alınarak aslını teslim aldığına dair imzalatılıp aslı teslim edilip diğer belgelerle birlikte arşivlenir. Erkek öğrenciler için askerlik belgesi hazırlanır ve Yüksekokul Sekreterine imzalatılıp, ilgili askerlik şubelerine gönderilmek üzere yazı işlerine teslim edilir.

-          Öğrenci dilekçesine istinaden Öğrenci Bilgi sistemine girilerek öğrenci seçimi linki tıklanır ve öğrenci numarası girilerek hangi belgeyi (Öğrenci Belgesi veya Transkript) istediğimiz işaretlenir, yazdırılarak yetkiliye imzalatılıp mühürlenerek, sayı verilir ve öğrenciye teslim edilir. 

-          Zorunlu olan staj süresince öğrencilerin edindikleri bilgi ve becerileri nasıl yaptıklarına dair açıklamaları yazacakları staj dosyaları, gizli değerlendirme formu, öğrencinin öğrenim gördüğü bölümün zorunlu staj sürelerine göre düzenlenerek defter haline getirilir.

-          Farklı kurumlardan veya kurum içinden gelen yazılar hakkında öğretim elemanlarını bilgilendirmek tebliğ edilecek veya imza karşılığı verilecek evrakları teslim etmek için asıl yada fotokopi evraklar hazırlanır ve ilgili öğretim elemanına imzalatılarak dosyalanır.

-          Sınav zarfları bölümlerine, sınıflarına, öğrenim türüne, hangi sınavların zarfı olduğuna (vize-final-bütünleme mazeret) göre ayrılarak  arşivleme yapılır.

EBYS sistemi üzerinden gelen belgeler incelenerek ilan edilmesi istenilenlerdençıktı alınır, Yüksekokul Sekreterinin imzası ile panoda ilan edilir.

 

Personel İşlemleri Süreci

-          Yüksekokulumuza ataması yapılacak olan personelin kararnamesi hazırlanır ve üst yazıyla birlikte Personel D.B, İdari ve Mali İşler D.B. ve Strateji Geliştirme D.B.’na göreve başlama yazıları yazılır. Yazının bir nüshası kişinin dosyasına kaldırılır. Birer nüshası da ilgili birimlere gönderilir. Kişinin kimlik kartı için talep formu doldurtularak resim ve nüfus cüzdan fotokopisi ile ilgili birimlere gönderilir. Gelen kimlik kartları ilgili kişilere tutanak karşılı teslim edilir.

-          Öğretim elemanları davet edildikleri konferans, sempozyum, kongre ve bilimsel toplantıya ilişkin davet mektuplarını katılmak istediklerini belirten dilekçe ekinde Dekanlık makamına sunar. Verilen dilekçe Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşülerek karara bağlanır. Eğer katılması Y.K.K. tarafından onaylandı ise karar yazısı ve katılmasının uygunluğu üst yazı ekinde Rektör oluruna sunulur. Rektörlük makamından gelen olurların bir nüshası muhasebe birimine yolluk-yevmiye ödenmesi için verilir. Diğer evraklar ilgili kod numarasına göre dosyaya kaldırılır.

-          Tüm personelin özlük dosyaları hazırlanır ve konusuna göre sınıflandırma yapılıp klasörler oluşturulur. Klasörlere ise tarih ve konusuna göre evraklar konulur.

-          Tüm personelin yıllık, mazeret ve hastalık izinlerinin takibi yapılır, izinle ilgili evrakları özlük dosyalarına konulur ve föyüne işlenir.

-          Ders görevlendirilmeleriyle ilgili yönetim kurulu kararlarının alınır. Bu kararlara istinaden görevlendirilmelere dair olurlar hazırlanarak ve Rektörlük onayına sunulur. Onaylanan  evrakların kaydedilir, dosyalaması yapılır ve ödeme yapılabilmesi için ilgili birimlere gönderilir.

-          Temizlik elemanlarıyla ilgili aylık puantajlar hazırlanır,  izin durumlarının takibi yapılır ve bu evraklar düzenli olarak ilgili birimlere gönderilir.

-           Güvenlik elemanlarıyla ilgili aylık puantajlar hazırlanır,  izin durumlarının takibi yapılır ve bu evraklar düzenli olarak ilgili birimlere gönderilir.

Part-Time çalışan öğrencilerle ilgili  işe giriş sözleşmesi hazırlanır, diğer belgelerin    evrakların takibi ve aylık çalışma puantajları Rektörlüğe gönderilir.

 

Teknik Hizmetler Süreci

-          Akademik ve İdari personele ait bilgisayarların bakım, onarım ve network işlemlerini yapmak, iletişim ve görsel sunum cihazlarının ayarlanması ve kullanıma sunulmasını sağlamak

Yüksekokulumuz binasında meydana gelen elektrik, elektronik ve teknik arızaların tespitini yapmak, arızaları gidermek, trafonun bakım ve takibini yapmak.

 

Kütüphane ve Yemek Hizmetleri Süreci

-          Kitap salonunun genel düzenini sağlamak.

-          Ödünç Verme Birimine iade edilen kitapları raflara yerleştirmek.

-          Sınıflandırma Sistemine göre raf düzenini sağlamak.

-          Raftaki yayınları arama ve bulma konusunda kullanıcılara yardımcı olmak.

-          Her gün yenen yemek sayıları ile ilgili raporları hazırlamak ve paraları bankaya yatırarak gerekli yazışmaları yapmak

Yaz stajı yapacak öğrencilere staj dosyası hazırlamak.

 


Web Sorumlusu : Hasan Hüseyin YILDIRIM hhyildirim@balikesir.edu.tr