İş Akış Süreçleri


FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Amaç ve Kapsam

Fakültemizdeki eğitim-öğretim hizmetlerinin mevcut kanun ve yönetmelikler ile Balıkesir Üniversitesi’nin hazırladığı yönergeler çerçevesinde, öğrenci memnuniyetini üst seviyede tutarak sürdürmek.

Fakülte Sekreteri

Yükseköğrenim ile ilgili tüm mevzuat ve Rektörlük emirleri

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Genel yapı içindeki görev alanı

Fakülte Sekreteri Fakültedeki günlük hayatın doğal akışı içindeki her aşamada vardır ve doğrudan sorumludur. Sorumluklarını organizasyon şemasında yer alan birim yetkililerini sevk ve idare ederek yerine getirir.

Fakülte

Sekreteri

Yükseköğrenim ile ilgili tüm mevzuat ve Rektörlük emirleri

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Kurul raportörlüğü

Dekanın talimatıyla Fakülte Kurulu ile Fakülte Yönetim Kurulu’nun toplantılarını organize etmek, gündemlerini hazırlamak, toplantıda raportörlüğünü yapmak, alınan kararları ilgili yerlere tebliğ ve uygulamalarını takip etmek

Fakülte

Sekreteri

2547 ve 2914 Sayılı Kanunlar ile ilgili Yönetmelikler

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Fakülteye Kurum içi ve/veya Kurum dışından gelen evrak ve dokümanların takibi.

Kaydedilen evraklar Fakülte Sekreteri tarafından Dekan”a sunularak paraflatılır. Fakülte Yönetimi Tarafından görülen evraklar gereği yapılmak üzere ilgili birimlere havale yapılır. Dosya numaralarına göre ilgili oldukları dosyalara takılır.

Fakülte

Sekreteri

Kamuda uygulanan evrak kayıt standartlar

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Fakülte’den BAÜ birimlerine ve Kurum dışı kişilere, kurumlara ve kuruluşlarla yapılan yazışmaların hazırlanması

Kurum içi veya kurum dışı kişi, kurum ve kuruluşlardan gelen yazılara Elektronik Belge Yönetim Sistemine kaydedilip, birimlere havaleleri yapılır, birimlerden gelen cevabi yazılar, Fakülte Sekreteri parafı ile Dekan’a sunulur, imzalanan evraklar Elektronik Belge Yönetim sisteminde ilgili yerlere gönderilmek üzere, Dekanlık birimlerine sevk edilir. Yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır diğer nüshası kişi veya kurumlara gönderilmesi konusunda ilgili birimleri yönlendirilir.

Fakülte

Sekreteri

Kamuda uygulanan yazışmalara yönelik standartlar

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Fakülte İhtiyaçlarını karşılamak üzere satın alma işlemleri ve Fakülte bütçe çalışma programı tasarısı hazırlaması.

Fakültemizin İdari ve Akademik, derslikler, atölye vb. tüm ihtiyaçları tespit edilerek bu yönde karar verilen satın alma işlemlerini Gerçekleştirme Görevlisi olarak hazırlamak ve Fakülte Dekanlığına sunmak

Bir yıllık Bütçe Çalışma Programı Tasarısı hazırlamak

Fakülte

Sekreteri

5018 Sayılı Kanun

Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte birimlerine görev dağılımı ve kontrolü yapılması

Fakültemiz idari personeline görev tanımları yapılarak bu görevlerin ilgili personele tebliğ edilmesi ve verilen görevlerin yapım aşamasının kontrol edilmesi ve takibi.

Fakülte

Sekreteri

657 sayılı kanun ve yönetmelikler

Fakülte Sekreteri

Dekan

 

 

ÖZEL KALEM

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Yurt içi ve Yurt Dışı Görevlendirme Talepleri

Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu ve Disiplin Kurulu Kararlarının yazılması, dosyalanması ve muhafazası

Özel Kalem

Fakülte Sekreteri

Dekanlık

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Randevuları ayarlamak

Dekanlık Makamının randevu ve telefon görüşmelerinin koordinasyonunu sağlamak ve Fakülte santral telefonlarına bakmak.

Özel Kalem

Fakülte Sekreteri

Dekanlık

Fakülte

Sekreteri

Dekan

 

ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Fakültemizi Kazanan Ve Yeni Kayıt Yaptıran Öğrencilerin Sicil Bilgilerini, Bilgisayar Programına Kaydetmek, Eksik Bilgileri Öğrencilerden İstemek.

Fakültemize kaydedilen 1. sınıf öğrencilerinin sicil bilgilerini Öğrenci Otomasyon Sistemine girişini yapmak ve eksik olan belgeleri öğrencilerden temini sağlanır.

Öğrenci İşleri

—Öğrenci Otomasyon Bilgi Sistemi

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

2. Sınıf Öğrencilerinin Ders Kayıt İşlemlerinin Yürütülmesi.

Fakültemizin 2. 3.4. sınıf öğrencilerinin kayıt formu ile birlikte danışmanının da onayıyla evraklarının kabulü, onayı ve dosyalarına konulması ve derslerinin atanması. Artık yıl okuyan öğrencilerin harç ücretlerinin belirlenip ilan edilmesi.

Öğrenci İşleri

— Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri daire Başkanlığı yazıları

—SKS Daire Başkanlığı Harçlar Bürosu yazıları

—Öğrenci Otomasyon Bilgi Sistemi

—Öğrenci İşleri Memuru

—Program danışmanları

—Fakülte

Sekreteri

Dekan

Otomasyon Bilgi Sistemi İle İlgili Yazışmalar Yapmak.

Fakültemizin Öğrenci bilgilerinin bilgisayar ortamına aktarmak ( öğrenci notlarının tutulması, öğrenci belgesi, öğrenci onur belgesinin düzenlemesi, askerlik belgesi işlemleri) Öğrenci verilerini hazırlayarak gerekli evrakların hazırlanması

Öğrenci İşleri

—Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yazıları

—Yazılar

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Öğrenci İşlerini İlgilendiren Kanun, Yönetmelik Ve Tebliğleri Takip Etmek, Hakkında Bilgi Sahibi Olmak Ve Gereğini Yapmak

Resmi Gazetede yayınlanan ve öğrenci işlerini ilgilendiren mevzuat ile Balıkesir Üniversitesi Kurulu ve Senato Kararları ilgili birimlere duyurulur, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

Öğrenci İşleri

—Resmi Gazete

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü yazıları

—İlgililere yazılan yazılar

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte

Sekreteri

Dekan

Öğrenci İle İlgili İşlemler

Gelen not fişlerine göre; 2007 ve daha önceki yıllarda okuyan öğrencilerin notlarını otomasyon sistemine girmek, yatay ve dikey geçişle alınacak öğrenciler ile ilgili yazışmaları yapmak, Yaz Okulu ile ilgili evrak ve dokümanları hazırlamak ve üst makama sunmak, öğrencilerin askerlik işlerinin takibini ve gerekli yazışmalarını yapmak.

Öğrenci İşleri

—Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yazıları

—Askerlik Şubeleri yazıları

—Not Fişleri

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte

Sekreteri

Dekan

Öğrenci Temsilciliği İşlemleri

Örenci Temsilciliği seçimi için aday olmak isteyen öğrencilerin dilekçeleri alınır. Belirlenen tarihte yapılan seçim ile öğrenci temsilsi seçilir. Bu süreçler ve sonuç Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

Öğrenci İşleri

Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yazıları

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Mezun Öğrencilerin İşlemleri

Mezun Öğrencileri bilgisayarda hazırlanan programlara kaydetmek, diploma defterine işlemek, mezuniyet belgelerini hazırlamak ve diplomaya esas olacak bilgileri Balıkesir Üniversitesinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na göndermek.

Öğrenci İşleri

—Öğrenci Otomasyon Bilgi Sistemi

—Diploma Defteri

—Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Yazıları

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Bşk.’na gönderilecek istatistik formların hazırlanması

Balıkesir Üniversitesinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının öğrenci ile ilgili konularla istek yazılarına istinaden öğrencilerden eksik bilgi toplanır, bu bilgiler yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, göndermek, yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

Öğrenci İşleri

— Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri daire Başkanlığı yazıları

—Rapor

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültemiz Öğrenci İşlerinde Yapılan İşlere İlişkin Kurum Dışı, Kamu Kurum Ve Kuruluşlarından İstenilen Bilgilerin Düzenlenerek İlgili Makamlara Sunulmasına İlişkin Yazışmalar

Fakültemiz öğrenci işlerinde yapılan işlere ilişkin Kurum Dışı, kamu kurum ve kuruluşlardan çeşitli konularla ilgili rapor istek yazılarına istinaden birimlerden bilgi toplanır, bu bilgiler yazıda istenilen formata uygun olarak raporlar haline getirilip, postalanır. Yazının bir nüshası dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

Öğrenci İşleri

—İlçedeki Kamu Kurum ve Kuruluşlarını ile İlgili Yazıları

—Rapor

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Çeşitli Kurumlardan Gelen Konferans, Panel vb. Duyuruların Öğrencilere Duyurulması

Çeşitli kurumlardan gelen konferans, panel vb. etkinliklere ait duyurular öğrencilere duyurulur. Bu duyurular evrak kayıt bürosuna gönderilir, dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır.

Öğrenci İşleri

—Kurumlardan gelen yazılar

—Birimlere gönderilen yazılar

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte

Sekreteri

Dekan

Akademik Takvim

Üniversitemiz senatosunca belirlenen Akademik Takvim ilgili birimlere duyurulur. Akademik takvime uygun tarihlerde sınavlar yapılır notlar ilan edilir ve birimimizi ilgilendiren konular istenilen formata uygun olarak düzenlenerek Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilmek üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir.

Öğrenci İşleri

— Balıkesir Üniversitesi Öğrenci İşleri daire Başkanlığının ilgili yazısı

—Dosya

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte

Sekreteri

Dekan

Büro Hizmetlerinin Yürütülmesi.

Öğrenci İşleri Birimine Gelen ve Giden Her Türlü Resmi Evrakın kaydı yapılır, ilgililere ulaştırılması sağlanır, Kayıt İle İlgili Dokümanlar dosyalanır. Her Yıl Yeni Dosya Açılır. Gerekli fotokopi çekim hizmetleri yürütülür, öğrencilerden gelen talepler değerlendirilir, yanıtlanır, uygun olanlar yerine getirilir, gerekirse Fakülte sekreterliğine sunulur.

Öğrenci İşleri

Her Türlü Gelen-Giden evrak

Öğrenci İşleri Memuru

Fakülte

Sekreteri

  Yazıların Arşivlenmesi

Öğrenci işlerine gelen her türlü evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sisteminde belirtilen kodu taşıyan dosyaya kaldırılır, yılsonunda bu dosyalar arşive aktarılır.

Öğrenci İşleri

Her Türlü Gelen-Giden evrak

—Öğrenci İşleri Memuru

—Fakülte Sekreteri

Dekan

  Fakültede Çalışan Part-Time Öğrencilerin İşlemleri

Fakültede part-time çalışan öğrencilerin puantajlarının hazırlanması ve Üniversitemiz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı gönderilmesi.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

Fakülte Sekreteri

Dekan

 

 

PERSONEL - ÖZLÜK İŞLERİ BİRİMİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Akademik personelin atama- yeniden atama işlemleri

Fakültemiz akademik personelinin yeniden atama kararnamelerinin hazırlanarak Dekanlık onayına sunmak ve onaylanan kararnamelerin Rektörlüğe sunulması.

Personel-Özlük İşleri

-2547 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

-Dekanlık Oluru

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Fakülte Personelinin Özlük İşlemleri

Akademik ve idari personelin evlilik, doğum, izin, rapor, görevli-izinli durumları ve emeklilik işlemlerinin Personel Daire Başkanlığı, İdari ve mali İşler Daire Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na bildirilmesi. Rapor ve izinlerin evrak kayıt sisteminde bulunan izin işlemlerine kaydetmek.

Personel-Özlük İşleri

—Balıkesir Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başk. Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

Fakülte Sekreteri

Dekan

Görevlendirmeler

-Fakültemiz Akademik ve İdari personelinin Yurtiçi ve Yurtdışı görevlendirmeleri ile ilgili istek dilekçelerini Dekanlık onayına ve Rektörlük oluruna sunmak.

- Fakültemize 2547 Sayılı Kanunun 40/a ve 31.maddesine göre yapılacak olan görevlendirmeler için Rektörlüğe yazı ile istekte bulunmak ve rektörlükten gelen cevaba göre görevlendirme olurlarını hazırlayarak dekanlık onayından sonra rektörlük onayına sunmak.

Personel-Özlük İşleri

-2547 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

-Dekanlık Oluru

Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Personelinin İşlemleri

Fakültemiz Akademik ve İdari personeline kurum içi ve kurum dışından gelen yazıları ilgili personele tebliğ etmek

Personel-Özlük İşleri

-Kanunlar

-Yönetmelikler

Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu, Bölüm Başkanları ve Anabilim Dalı Başkanları Görev Süreleri

Fakülte Kurulu, Yönetim Kurulu, Bölüm Başkanları ve Anabilim Dalı Başkanları Görev Sürelerini takip etmek yazışmalarını yapmak Rektörlük ilgili birimlerine iletmek

Personel-Özlük İşleri

-Kanunlar

-Yönetmelikler

Fakülte Sekreteri

Dekan

EBYS Üzerinden gelen tüm yazışmalar

Gelen ve giden tüm yazışmaların kontrolünü ve takibini yapmak.

Personel-Özlük İşleri

—Balıkesir Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başk. Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

Fakülte Sekreteri

Dekan

Proje yazıları

Bölüm Başkanlıklarından gelen öğretim üyelerine ait proje talepleri, süre uzatımları, ek gelir talepleri ve izinlerle ilgili yazışmaları yapmak.

Personel-Özlük İşleri

Bilimsel Araştırmalar Koordinatörlüğü

Fakülte Sekreteri

Dekan

Faaliyet Raporları

Her yıl düzenli olarak hazırlanan faaliyet raporlarını hazırlayıp Rektörlüğe göndermek

Personel-Özlük İşleri

Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğü

Fakülte Sekreteri

Dekan

 

YAZI İŞLERİ-EVRAK KAYIT BİRİMİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Gelen evrak

Gelen ve kayda alınan evrakları Fakülte Sekreterine sunmak.

Yazı İşleri

-2547 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

-Dekanlık Oluru

Fakülte

Sekreteri

Dekan

Yazışmalar

· Topluma Hizmet Uygulamaları Dersi öğrencilerinin yazışmalarını yapmak.

· Kurum dışından gelen dershane, kitapevi ve yayınevlerinin stant açma talepleri için yazı hazırlamak.

· Fakülte birimlerinin kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını yapmak.

· Bölüm başkanlıklarından gelen arazi uygulamaları ve geziler için araç tahsisi yazılarını ilgili kurumlara yazı ile bildirmek.

· Faaliyet Raporu, Denetleme Raporunu düzenleyerek Rektörlüğe göndermek.

· Konferans Salonu tahsis talep yazılarını Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına iletmek.

Yazı İşleri

—Balıkesir Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi Strateji Geliştirme Daire Başk. Yazıları

—Balıkesir Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

 

 

İDARİ VE MALİ İŞLER BİRİMİ 

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Fakültece Yapılacak Satın Alma İşlemleri

Devlet Malzeme Ofisinden alınacak tüketim mallarıyla demirbaşların kredi evraklarını hazırlamak satın alma ve ihale hizmetleri ile ilgili ödemeleri yürütmek, ihtiyaç duyulduğunda diğer birimlere yardımcı olmak, satın alma ve ihale hizmetleri ile ilgili talepleri Dekanlığa bildirmek ve uygun bulunanları yerine getirmek. akaryakıt, temizlik, telefon, kalorifer, elektrik ve su ödemelerine ilişkin aylık evrakların hazırlanması, Dekanlık ile ilgili araç gereç ve malzemelerin sayımına ve buna ilişkin raporların düzenlenmesi.

İdari ve Mali İşler

—Dekan Oluru

—Birimlerin Yazıları

— Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Taşınırlarının Raporlanması

Fakülte taşınırları ile ilgili olarak her yılsonunda tutulan kayıtlar sonucu yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

İdari ve Mali İşler

—Taşınır Mal Yönetmeliği

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Gönderilecek Bilgilerin Hazırlanması

Üniversitemizden istenilen bilgiler Fakütemiz mali biriminde toplanıp düzenlenerek dosya halinde postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Yazılar

—İlgili Birimlerin Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Dekanlık Bünyesinde Kullanılacak Spor Malzemelerinin Temini Ve Korunması.

Gerekli olan malzemelerin yapılacak düzenleme ile temin edilmesi için gerekli yazışmaları yapmak, malzemelerin muhafazasını sağlamak.

İdari ve Mali İşler

—SKS Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Bütçe İşlem Evraklarının Hazırlanması

Fakültenin Bütçe gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak Dekanlık aracılığı ile Rektörlük idari ve Mali İşler Daire Başkanlığına sunmak, Mali yılı bütçe kanunu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dokümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerini yerine getirmek.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültenin Mali Konularını ilgilendiren Yönetmelik, Kanun Tebliğler takibi hakkında bilgi sahibi olmak ve gereğini yapmak

Fakültenin Bütçe gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak Dekanlık aracılığı ile Rektörlük idari ve Mali İşler Daire Başkanlığına sunmak, Mali yılı bütçe kanunu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dokümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerini yerine getirmek ve ilgili birimlere bildirmek.

İdari ve Mali İşler

—Kanunlar

—Yönetmelikler

—Tebliğ ve Tüzükler

—İlgili Birimlere Çoğaltıp göndermek

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültemiz Kütüphanesinde bulunan kitapların muhafazası.

Okuma Salonu’nda bulunan kitapların listesini çıkarmak, yeni eklenenleri listeye eklemek, öğrencilerin istediklerinde kullanmalarını sağlamak, korumak ve takibini yapmak.

İdari ve Mali İşler

-Kitap Listesi

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Mali Konularla İlgili yazıların arşivlenmesi

Mali konularla ilgili her türlü yazı evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sistemine göre kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. Yıl sonunda dosyalar arşive aktarılır.

İdari ve Mali İşler

Her türlü gelen giden evraklar

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Bütçe İşlemlerinin Evrakların Hazırlanması

Fakültenin Bütçe gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak Dekanlık aracılığı ile Rektörlük idari ve Mali İşler Daire Başkanlığına sunmak, Mali yılı bütçe kanunu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dokümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerini yerine getirmek.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültenin Mali Konularını İlgilendiren Yönetmelik, Kanun Tebliğler Takibi Hakkında Bilgi Sahibi Olmak Ve Gereğini Yapmak

Fakültenin Bütçe gelecek mali yıla ait bütçe teklifine ait evrak ve formlarını hazırlayarak Dekanlık aracılığı ile Rektörlük idari ve Mali İşler Daire Başkanlığına sunmak, Mali yılı bütçe kanunu uygulamak, Bütçe ödeneğine ilişkin harcamalar ve ödeneklerin düzenli olarak takibini yapmak, Konuları ile ilgili evrak ve dokümanları arşivlemek, Amiri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek, Kalite yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen görevlerini yerine getirmek ve ilgili birimlere bildirmek.

İdari ve Mali İşler

—Kanunlar

—Yönetmelikler

—Tebliğ ve Tüzükler

—İlgili Birimlere Çoğaltıp göndermek

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Mali Konularla İlgili Yazıların Arşivlenmesi

Mali konularla ilgili her türlü yazı evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sistemine göre kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. Yıl sonunda dosyalar arşive aktarılır.

İdari ve Mali İşler

Her türlü gelen giden evraklar

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültemiz Ödeme Evraklarının Düzenlenip Dekanlık Makamına Sunulması

Fakültemiz doğalgaz, temizlik, telefon, elektrik, su faturalarının ödeme evraklarının hazırlanıp ilgili birimleri gönderilmesi.

İdari ve Mali İşler

—Birimlerden Gelen Yazılar

—Kurumlardan Gelen Yazılar

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülteye Gelen Her Türlü Taşınırın Kabul İşlemleri

Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Birimlerinden gelen taşınırlar

—Diğer kurum ve kuruluşlardan gelen taşınırlar

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Gönderilecek Bilgilerin Hazırlanması

Üniversitemizden istenilen bilgiler Fakültemiz mali biriminde toplanıp düzenlenerek dosya halinde postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Yazılar

—İlgili Birimlerin Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte de Çalışan Görevlilerin İşlemleri

Fakülte de görev yapan özel güvenlik ve temizlik hizmeti personellerinin puantajlarının hazırlanması ve Üniversitemiz İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına gönderilmesi.

İdari ve Mali İşler

—İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Ödeme evraklarının düzenlenip Dekanlık Makamına Sunulması

Akademik ve İdari personelin geçici ve sürekli görev yolluklarının hazırlanması tüm personelin sağlık özlük hakları ile ilgili evraklarının hazırlanıp ilgili birimleri gönderilmesi.

İdari ve Mali İşler

—Birimlerden Gelen Yazılar

—Kurumlardan Gelen Yazılar

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültece Yapılacak Satın Alma İşlemleri

Fakülteye alınacak tüketim mallarıyla demirbaşların kredi evraklarını hazırlamak satın alma ve ihale hizmetleri ile ilgili ödemeleri yürütmek, ihtiyaç duyulduğunda diğer birimlere yardımcı olmak, satın alma ve ihale hizmetleri ile ilgili talepleri Dekanlık bildirmek ve uygun bulunanları yerine getirmek, satın alma konusunda piyasa araştırmaları yapmak, akaryakıt, temizlik, telefon, kalorifer, elektrik ve su ödemelerine ilişkin aylık evrakların hazırlanması, Dekanlık ile ilgili araç gereç ve malzemelerin sayımına ve buna ilişkin raporların düzenlenmesi yardımcı olmak konularıyla ilgili olarak kurum içi ve kurum dışı kişilerle görüşmeleri yapmak.

İdari ve Mali İşler

—Dekan Oluru

—Birimlerin Yazıları

— Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Öğretim Elemanlarının Ve Büroların Her Türlü Malzeme, İhtiyaç Listelerinin Hazırlanması.

Fakülte Öğretim elemanlarının ve idari personelin kullanılan malzemelerine ilişkin ihtiyaçlarının temini için gerekli belgeleri toplamak ve Fakülte Sekreterine sunmak.

İdari ve Mali İşler

—İhtiyaç Listeleri

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Bünyesinde Kullanılacak Spor Malzemelerinin Temini Ve Korunması.

Gerekli olan malzemelerin yapılacak düzenleme ile temin edilmesi için gerekli yazışmaları yapmak, malzemelerin muhafazasını sağlamak.

İdari ve Mali İşler

—SKS Daire Başkanlığı Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülteye Gelen Her Türlü Taşınırın Kabul İşlemleri

Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek. Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Birimlerinden gelen taşınırlar

—Diğer kurum ve kuruluşlardan gelen taşınırlar

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültede Ders Ücretli Görev Yapan Öğretim Elemanlarının İşlemleri

Fakültede ders ücretli olarak görev yapan öğretim elemanlarının ücret bordrolarının tahakkuk ettirilmesi. İdari ve Mali İşler

—Rektörlük oluru

—Dekanlık Oluru

—Faküte Sekreteri

Dekan

Fakültede Ders Ücretli Görev Yapan Öğretim Elemanlarının sigorta işlemleri

Fakültede ders ücretli olarak görev yapan öğretim elemanlarının ücret bordrolarının tahakkuk ettirilerek SGK kurumuna sigorta girişlerinin yapılması ve her ayın sonunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilmesi. İdari ve Mali İşler

-SGK resmi internet sitesi

-Sigortalı aylık Hizmet Bildirgesi Listesi

— Primi Aylık Bildirge Tahakkuk Fişi

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yazıları

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Mali Konularla İlgili yazıların arşivlenmesi

Mali konularla ilgili her türlü yazı evrak gerekli işlem yapıldıktan sonra dosyalama sistemine göre kodu taşıyan dosyaya kaldırılır. Yıl sonunda dosyalar arşive aktarılır.

İdari ve Mali İşler

Her türlü gelen giden evraklar

— Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Öğretim Elemanları Ek Dersleri İşlemleri

Fakültemiz öğretim elemanlarının ek derslerinin ücret bordrolarının tahakkuk ettirilerek Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ödeme emri belgelerinin gönderilmesi. İdari ve Mali İşler

-Ekders Mutemet onayı

-Gerçekleştirme Görevlisi onayı

- Harcama Yetkilisi onayı

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Taşınırlarının Raporlanması

Fakülte taşınırları ile ilgili olarak her yılsonunda tutulan kayıtlar sonucu yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.

İdari ve Mali İşler

—Taşınır Mal Yönetmeliği

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Gönderilecek Bilgilerin Hazırlanması

Üniversitemizden istenilen bilgiler Yüksekokulumuz mali biriminde toplanıp düzenlenerek dosya halinde postalanmak üzere evrak kayıt bürosuna gönderilir.

İdari ve Mali İşler

—Balıkesir Üniversitesi Rektörlüğü Yazılar

—İlgili Birimlerin Yazıları

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakülte Taşınırlarının Kayıt İşlemleri

Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, (bilgisayar ortamında) bunlara ilişkin belge ve cetveller düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek. Tüketime kullanıma verilmesine uygun görülen taşınırları ilgilileri teslim etmek.

İdari ve Mali İşler

—Taşınır Mal Yönetmeliği

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Döner Sermaye Kapsamında katkı payların dağıtılması

Gelir getirici faaliyet cetveli, katkı payı dağılım listesi hazırlanarak Döner Sermaye işletme Müdürlüğüne bildirilir. Üniversitemiz Senato Kararının takibinde Döner sermaye dağılım bordrosu ,ücret bildirim listesi, ödeme emri belgesi ve muhasebe işlem fişi hazırlayarak Dekanlık onayına sunulması ve Rektörlük onayına sunulması.

İdari ve Mali İşler

5018 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

Dekan

Rektör

Fakülte Taşınırlarının Takip Ve Kontrol İşlemleri

Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya vb. tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak. Ambarda çalınma ve olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek ve sayımlarını yaptırmak. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.

İdari ve Mali İşler

—Taşınır Mal Yönetmeliği

—Dosya

—Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültemiz Döner Sermayesi kapsamında teklif mektuplarının hazırlanması

Fakültemizce döner sermaye kapsamında alınması kararlaştırılan malzemeler için ilgili firmalara teklif mektuplarının hazırlanarak sunulması.En uygun teklifi veren firmadan istenilen malzemelerin alınması için ihale onay belgesinin hazırlanması,komisyona sunulması , taşınır işlem fişlerinin hazırlanması, ve ödeme emrinin hazırlanarak dekanlık onayına sunulması ve Rektörlük onayına sunulması.

İdari ve Mali İşler

-Kanunlar

-Yönetmelikler

-Döner sermaye komisyon üyeleri

Dekan

Rektör

 
Fakültemiz Döner Sermayesi kapsamında banka hesap takibinin yapılması

Döner sermaye kapsamında satılacak malzemeler fatura kesilerek satış gerçekleştirilir. Fakültemizin Döner Sermaye hesabına yatırılır. Fakültemizce döner sermaye kapsamında belirlenen hesabındaki giriş çıkışları kontrol edip kayıt altına alınır.

İdari ve Mali İşler

5018 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

Dekan

Rektör

 
Döner Sermaye Ödeme Emri hazırlanması

Fakültemiz ihale onay belgesi, taşınır işlem fişi, muayene kabul komisyonu, banka dilekçesi ve fatura eklenerek ödeme emri belgesinin hazırlanması. Dekanlık onayından sonra Rektörlüğe sunulması

İdari ve Mali İşler

5018 Sayılı Kanun ve Yönetmelikler

Dekan

Rektör

 

 

BÖLÜM SEKRETERLİĞİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Yazışmalar Bölümde görevli öğretim üyelerinden gelen dilekçeleri üst yazı ile Dekanlığa göndermek. Bölüm Kuruluna girecek evrakları düzenleyerek üst yazı ile Dekanlığa göndermek. Dekanlıktan gelen yazışmaları bölüm öğretim üyelerine duyurmak ve takibini yapmak. Bölüm Sekreteri

Anabilim Dalı ve Bölüm Başkanları, Dekanlık Talimatları

 Fakülte Sekreteri

Dekan

 

TEKNİK HİZMETLERİ BİRİMİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Bilgisayar Laboratuarları Bilgisayar laboratuarlarını öğretim elemanının isteği doğrultusunda hazır etmek Teknik Hizmetler

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

Bilgisayar Arızaları Bilgisayar arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek Teknik Hizmetler

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

İnternet, network işlemleri

İnternet hizmetlerinin kesintisiz düzenli bir şekilde çalışmasını sağlamak, Network kablo işlerini yapmak,

Teknik Hizmetler

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

Laboratuarların Bakımı

Laboratuarların bakım ve onarımlarını yapmak

Teknik Hizmetler

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

Fakültedeki arıza, bakım ve onarım işleri

Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek,

Fakültemizin marangozluk, elektrik, su, kaynak, boya-badana işlerinin yapılması,

Teknik Hizmetler

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

 

DESTEK HİZMETLERİ BİRİMİ

İŞ AKIŞI

AÇIKLAMA

SORUMLU

KAYIT/DOKUMAN

KONTROL

ONAY

Telefonlara bakmak.

Fakülte birimlerine dışarıdan gelen telefonları ilgili birimlere yönlendirmek ve Fakülte personelinin işle ilgili telefon görüşme isteklerini yerine getirmek.

Destek Hizmetleri

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

Kalorifer kazan dairesinin yakımı.

Fakülte kalorifer kazanının hafta içi mesai saatine hazır olacak şekilde açıp mesai ve derslerin bitiminden sonra kapatmak. Arıza olması durumunda Fakülte Sekreterliğine bildirmek.

Destek Hizmetleri

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

Fakülte Sekreteri

Dekan

Fotokopi Hizmetleri

Yüksekokulumuz Akademik ve İdari işlerle ilgili fotokopi çekim hizmeti verilmesi.

Destek Hizmetleri

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan

Evrak Dağıtımı

Kurum içi ve kurum dışı evrak dağıtım hizmetlerini yürütmek.

Destek Hizmetleri

Fakülte Sekreterliği ve Dekanlık Talimatı

 Fakülte Sekreteri

Dekan


Web Sorumlusu :